Die Dokumentation im Datenschutz dient nicht nur der internen Kontrolle, sondern auch der Nachvollziehbarkeit und Rechenschaftspflicht gegenüber den Aufsichtsbehörden. Gemäß der DSGVO sind Unternehmen verpflichtet, ein Verzeichnis aller Verarbeitungstätigkeiten zu führen, dass detaillierte Informationen über den Zweck der Verarbeitung, die Kategorien personenbezogener Daten, die betroffenen Personengruppen sowie die Empfänger von Daten enthält. Zudem müssen die eingesetzten technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen dokumentiert werden, um zu belegen, dass die Daten gemäß den Anforderungen der Verordnung geschützt werden.

Die Dokumentation sollte auch Auskunft darüber geben, wie Daten gespeichert, übermittelt und ggf. gelöscht werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Dokumentation der Einwilligung der betroffenen Personen, was im Regelfall bei der Verarbeitung von sensiblen Daten oder im Rahmen von Marketingaktivitäten relevant sein wird. Eine lückenlose und aktuelle Dokumentation erleichtert nicht nur die Einhaltung der DSGVO, sondern hilft Unternehmen auch, bei einer Prüfung durch Aufsichtsbehörden oder im Falle von Datenschutzverletzungen schnell und effizient nachzuweisen, dass sie alle erforderlichen Maßnahmen getroffen haben. Als Nebeneffekt führt eine intensive Auseinandersetzung mit der Dokumentation der Prozesse auch häufig dazu, dass sich Unternehmen intensiver mit ihren Prozessen befassen und auch auf diese Weise Schwachstellen jenseits der Aspekte des Datenschutzes aufdecken. Mit Ihnen gemeinsam entwickeln wir eine individuelle Strategie für Ihre Dokumentation.